Cẩm nang nghề nghiệp của việc làm thư ký giám đốc hiện nay

100 Lượt xem

Với sự phát triển kinh tế - xã hội như hiện nay thì bất kỳ một vị trí công việc nào cũng có vai trò quan trọng đối với bộ máy hoạt động doanh nghiệp, đặc biệt là việc làm thư ký. Không chỉ nắm giữ vai trò đặc biệt mà còn là việc làm có nhiều thách thức. Hãy cùng chúng tôi tìm hiểu thông tin và các khía cạnh của việc làm này nhé!

1. Đôi nét về việc làm thư ký giám đốc

1.1. Thư ký giám đốc là gì?

Là người quản lý các công việc văn thư trong văn phòng cho một bộ máy các doanh nghiệp và tổ chức; thực hiện các công việc liên quan đến hỗ trợ việc điều hành, quản lý trong văn phòng thay cho giám đốc; tạp vụ hành chính như: sắp xếp giấy tờ, soạn thảo văn bản , hợp đồng, sắp xếp hồ sơ, tiếp khách, pha trà, lên lịch trình, tổ chức hội nghị, cuộc họp…; có vai trò là đại diện cho giám đốc khi vắng mặt.

Thư ký giám đốc cũng là người phải có kỹ năng tổ chức tốt cùng với khả năng giao tiếp để có thể dễ dàng hoàn thành được công việc.

Việc làm thư ký là gì

1.2. Thư ký giám đốc làm gì?

Nhiệm vụ của việc làm thư ký sẽ khác nhau tùy thuộc vào quy mô công ty cũng như theo chức vụ cụ thể của người làm. Thư ký sẽ là người đảm nhiệm các công việc văn thư; hành chính cần thiết để mang lại kết quả, quản lý điều hành một tổ chức tốt, đáp ứng được những yêu cầu cũng như đòi hỏi của giám đốc.

>>> Bạn đang tìm hiểu về việc làm thư ký, có thể bạn muốn xem thêm mẫu hợp đồng kinh tế năm 2019 vì thư ký thường phải có kỹ năng soạn thảo được hợp đồng. 

Tuy nhiên chúng tôi sẽ chia sẻ nội dung chi tiết về các nhóm nhiệm vụ chủ yếu vị trí này để các bạn tham khảo: Thay mặt hoặc đại diện cho giám đốc khi vắng mặt hoặc xử lý các vấn đề được giám đốc giao phó; trực tiếp tiếp nhận những chỉ thị của giám đốc để truyền đạt lại với các bộ phận liên quan; tham mưu những vấn đề có thể tạo ra được chiến lược cũng như đảm bảo được việc thực hiện một cách hiệu quả; chuẩn bị trà, bánh để tiếp đãi khi có đối tác hoặc khách hàng đến gặp giám đốc. Hoặc bạn cũng thường xuyên phải tham gia buổi đàm phán, cuộc họp, gặp gỡ đối tác và khách hàng.

2. Những thách thức của việc làm thư ký giám đốc

- Nghề có nhiều áp lực: Khối lượng công việc của vị trí này tương đối nhiều, từ vấn đề nội bộ, nhân sự đến việc ngoại giao, tạo mối quan hệ với đối tác, khách hàng; nên sẽ khó tránh được việc gặp vải khó khăn, áp lực trong công việc. Hãy tự rèn luyện bản lĩnh cho bản thân nếu bạn đang quan tâm vị trí này.

- Phải làm việc trực tiếp với giám đốc: Đặc thù của vị trí này là phải đối diện trực tiếp với giám đốc, cần phải cẩn trọng trong lời nói lẫn hành động; đồng thời cũng phải hiểu được tâm ý của sếp mới được đánh giá là người có năng lực.

những thách thức việc làm thư ký giám đốc

- Chịu sự xa cách của đồng nghiệp: Với tư cách là một thư ký thì sẽ bị đồng nghiệp coi là “tai mắt” của giám đốc, nên đương nhiên họ cũng sẽ không tin tưởng mà đi tâm sự với bạn. Đây cũng là một thách thức lớn mà bất kỳ ai có ý định theo đuổi việc làm thư ký giám đốc cũng phải trải qua.

- Phải đọc được suy nghĩ của đối phương: Là cương vị của một người phải giỏi ngoại giao, quản lý tốt được văn phòng thì đây chính là thách thức phải vượt qua được, phải phán đoán được những gì đối phương đang nghĩ để tránh chóng đưa ra “đòn” hạ gục ví dụ như trong buổi đàm phán.

3. Việc làm thư ký giám đốc dễ mà khó

Giám đốc của Hiệp hội tư vấn nghề nghiệp đã đưa ra một nhận định mà không ai có thể phủ nhận về vị trí này đó là“Họ là bộ mặt thứ hai của giám đốc”, có lời nói trọng lượng, bởi họ có vai trò là truyền đạt lại những chỉ thị cũng như quyết định về toàn thể công ty.

>>> Giám đốc thường sử dụng con dấu khi phê duyệt giấy tờ gì đó? Bạn đọc có thể tìm hiểu thêm đóng dấu giáp lai là gì? cũng như tính pháp lý của dấu giáp lai. 

Những đó chỉ là bề nổi, việc làm thư ký không hề dễ một chút nào như các bạn đã tưởng, đây là việc làm có nhiều trở ngại và những thách thức như ở trên chúng tôi đã đề cập. Có thể các bạn chưa biết, vị trí việc làm này cũng là nơi mà giám đốc gửi gắm những niềm vui, nỗi buồn. Lúc này thì cương vị sẽ vừa là người bạn vừa là cấp dưới, nên cần phải là người khôn khéo, đưa ra được những lời khuyên, lời góp ý nhưng lại đảm bảo được đúng giới hạn, tránh mắc những sai lầm như đi quá sâu vào đời sống riêng tư của giám đốc.

Sau quá trình làm việc thì thư ký chuyên nghiệp và kinh nghiệm lâu năm họ cũng đã đưa ra một số lời khuyên dành cho người mới vào nghề là nếu muốn có công việc ổn định và lâu dài thì hãy tận dụng “giác quan thứ 6” cùng với kiến thức về tâm lý để có thể phân tích được tính cách, tâm ý của giám đốc để từ đó có được cách ứng xử phù hợp cũng như hài lòng nhất.

Việc làm thư ký giám đốc dễ mà khó

Ví dụ như nếu giám đốc của bạn là người dễ nổi cáu, khiếm nhã thì đừng bao giờ ngắt lời họ, hãy chờ đợi cho đến khi giám đốc nguôi đi cơn nóng giận thì hãy tường tận giải thích mọi ngóc ngách vấn đề. Ngược lại nếu giám đốc của bạn là người trầm tĩnh, quyết đoán thì lúc này chuyên gia thư ký sẽ ứng xử với thái độ tinh thần thép, bởi họ luôn tin vào sức mạnh của chất xám, từ cách suy nghĩ đến hành động cũng mang tính trí tuệ.

Việc làm thư ký không chỉ nắm bắt được những tâm ý của giám đốc mà còn phải là người có cách ứng xử khéo léo, từ cách giao tiếp cho đến hành vi, thái độ cũng vậy, cần phải cẩn trọng, lịch sự và giữ đúng mức khoảng cách. Thức tế có không ít những cô thư ký chưa có nhiều kinh nghiệm mắc phải tình thế khó xử khi đứng trước bạn bè, người thân quen của giám đốc mời đi ăn uống. Nếu không giữ đúng mực khoảng cách mà từ chối một cách khéo léo thì không biết lúc nào tai họa sẽ ập đến chỉ bằng lời nói hay cử chỉ vô tình trong buổi gặp riêng đó.

Do vậy mà các chuyên gia mới nói rằng làm thư ký dễ mà khó, để thành công được với vị trí này thì ngoài việc sở hữu những nghiệp vụ chuyên môn thì cũng phải là người có những kỹ năng cũng như phẩm chất cơ bản thì mới theo kịp được những nhịp điệu xu hướng thị trường cũng như yêu cầu của các nhà tuyển dụng.

4. Cách tìm việc làm thư ký giám đốc trực tuyến

Nhờ vào thành tự công nghệ ứng dụng hiện đại mà hiện nay các bạn dễ dàng hơn khi tìm kiếm các thông tin việc làm, đặc biệt là chỉ cần sở hữu một thiết bị điện tử có kết nối internet truy cập vào các địa chỉ website việc làm. Tuy nhiên thì không phải bất cứ địa chỉ nào cũng cung cấp cho các bạn những thông tin tuyển dụng chính xác, do vậy các bạn cũng cần phải có sự đầu tư thời gian để tham khảo cũng như tìm hiểu về mức độ uy tín của các địa chỉ này.

Cách tìm việc làm thư ký giám đốc

Để các bạn không mất quá nhiều thời gian trong việc này thì chúng tôi xin được gợi ý site timviec365.vn, tại đây mọi thông tin tuyển dụng đều đã được xác minh và các thông tin cá nhân của ứng viên cũng được site cam kết bảo mật một cách tuyệt đối. Vậy các bạn còn chần chừ gì nữa mà không truy cập ngay và địa chỉ trên và bắt đầu tìm kiếm việc làm thư ký ngay thôi.

Rất đơn giản, các bạn chỉ cần thao tác chọn “thư ký – trợ lý” tại ô ngành nghề là đã có muôn vàn danh sách thông tin tuyển dụng vị trí này, để thu hẹp được phạm vi thì các bạn nên chọn thêm tỉnh thành bạn đang muốn được làm việc để dễ dàng hơn trong quá trình tìm thông tin tuyển dụng.

Chỉ với những thao tác nhanh, gọn và đơn giản như trên mong rằng đã có thể giúp ích được các bạn, đồng thời những lời chia sẻ chân thật về việc làm thư ký đã mang lại thông tin hữu ích đối với các bạn!

>>> Nếu bạn muốn tìm việc làm thư ký giám đốc công ty xây dựng, có thể bạn nên tìm hiểu hợp đồng bt là gì? trong các dự án đầu tư xây dựng và kết cấu cơ sở hạ tầng.