Các thông tin cần biết về phiếu xuất kho, phiếu nhập kho theo quy định mới

161 Lượt xem

Hiện nay, việc làm kế toán đang thu hút được khá nhiều nguồn nhân lực bởi tiềm năng phát triển nghề nghiệp cùng với mức lương vô cùng hấp dẫn. Tuy nhiên thì chất lượng nguồn lao động này chưa thực sự là tốt vì không ít bạn sinh viên ra trường chưa nắm rõ được những kiến thức chuyên ngành, đặc biệt là phiếu xuất kho, phiếu nhập kho. Do vậy chúng tôi viết một vài thông tin cơ bản liên quan đến việc làm kế toán cùng với hai loại chứng từ kế toán này để các bạn có thể nắm được rõ hơn.

1. Tổng quát về phiếu xuất kho

1.1. Định nghĩa về phiếu xuất kho

Các bạn có thể hiểu đơn giản phiếu xuất kho chính là một loại chứng từ kế toán vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong bất kỳ một doanh nghiệp, công ty. Được dùng để theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, công cụ dụng cụ hay sản phẩm phân phối, xuất cho các bộ phận sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp, công ty.

Làm một căn cứ để kiểm tra sử dụng, hạch toán chi phí đồng thời cũng dùng để định mức tiêu hao vật tư. Các doanh nghiệp sử dụng mẫu phiếu xuất kho theo 02-VT được ban hành dựa theo quyết định của thông tư 200 hoặc QD48.

phiếu xuất kho

1.2. Cách viết phiếu xuất kho

Đối với một nhân viên kế toán thì không thể không biết đến cách viết phiếu xuất kho, bởi đây là một loại chứng từ vô cùng quan trọng đối với một kế toán viên cũng như doanh nghiệp. Chính vì vậy chúng tôi sẽ hướng dẫn chi tiết và đầy đủ nhất về cách viết để các bạn có thể tham khảo.

• Bộ phận/ đơn vị (mục này nằm ở góc bên trái): điền chi tiết đầy đủ và chính xác tên của đơn vị, bộ phận xuất kho hoặc cũng có thể sẽ đóng thêm dấu của đơn vị.

• Ngày tháng năm: ghi lại thời điểm ngày tháng lập phiếu.

• Số: không được ghi rời nhau, ghi liên tục và phải ghi theo đúng với số thứ tự tính từ nhỏ đến lớn.

• Nợ/ có: ghi lại số tài khoản đối ứng

• Họ và tên của người nhận hàng: có thể là người trong hoặc ngoài doanh nghiệp, ghi đầy đủ họ tên người nhận hàng.

• Đơn vị/ bộ phận: cần phải ghi rõ đơn vị cũng như bộ phận của người nhận hàng.

• Lý do xuất kho: tuyệt đối không bỏ qua mục thông tin này, cần phải ghi rõ ràng, mạch lạc lý do cũng như mục đích của việc xuất kho.

• Các cột A-B-C-D: cần phải ghi lại đầy đủ và chính xác các thông tin, mục thông tin như số thứ tự, hàng hóa, công cụ dụng cụ, vật tư… cả mã số và đơn vị tính.

• Cột 1: trong phần này thì cần phải ghi yêu cầu xuất kho về số lượng vật tư, hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ…

• Cột 2: ở cột này là ghi lại số lượng thực tế của hàng hóa, sản phẩm, dụng cụ công cụ… xuất kho. Số lượng này có thể bằng hoặc ít hơn so với số lượng đã được yêu cầu.

• Cột 3: mục này là sẽ ghi lại những đơn giá của vật tư, sản phẩm, hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ hoặc ghi theo quy định của từng doanh nghiệp.

• Cột 4: tính toán số lượng thực nhập vào nhân với đơn giá, tức là lấy giá trị của cột 3 nhân với cột 2 là ra được số cần điền vào cột 4. Đây chính là thành tiền của từng loại vật tư, hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ…

• Dòng cộng: các bạn cần lưu ý cột này cần phải để ý về tổng số tiền của các vật tư, hàng hóa, dụng cụ công cụ… thực tế đã xuất kho.

• Tổng số tiền được viết bằng chữ: ghi đúng với số tiền trên phiếu xuất kho bằng chữ, nên có thêm dấu gạch chéo, dấu chấm để kết thúc.

1.3. Những điều cần lưu ý về phiếu xuất kho

Phiếu xuất kho được bộ phận quản lý hoặc bộ phận kho ( tùy vào từng quy định cũng như quy mô tổ chức, quản lý của từng doanh nhiệp) sẽ lập thành 3 liên giống nhau nhưng đóng vai trò hoàn toàn khác nhau.

• Liên 1: Lưu trữ lại tại bộ phận trực tiếp lập phiếu.

• Liên 2: Lưu trữ lại bộ phận kho, cụ thể là thủ kho – quản lý kho giữ lại để ghi lại vào thẻ kho hoặc phần mềm quản lý của công ty, rồi chuyển lại cho bộ phận kế toán tiếp tục ghi lại vào cột 3 và cột 4. Rồi kế toán viên sẽ hạch toán ghi lại vào sổ kế toán.

• Liên 3: Giao cho người nhận hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ, vật tư để có thể thuận lợi trong việc theo dõi ở bộ phận họ sử dụng ra sao.

các lưu ý cần biết về phiếu xuất kho

Sau khi đã lập xong phiếu xuất kho thì người trực tiếp lập phiếu, kế toán trưởng ký vào và chuyển sang cho ban lãnh đạo – giám đốc, người ủy quyền xác nhận rồi ghi rõ họ và tên lên phiếu. Cuối cùng là giao lại cho người nhận để cần phiếu đến kho để gặp quản lý kho – thủ kho để nhận hàng hóa, vật tư, sản phẩm, công cụ dụng cụ… dựa theo những chi tiết đã được ghi trên phiếu xuất kho.

Lúc này, khi các vật tư, hàng hóa, sản phẩm đã được xuất khỏi kho thì quản lý kho – thủ kho sẽ điền vào cột số 2 ( số lượng thực xuất kho của từng loại) và ghi rõ thời điểm ngày tháng năm phát sinh nghiệp vụ xuất kho. Đồng thời phiếu xuất kho lúc này phải có đầy đủ chữ ký ghi rõ họ tên của cả người nhận hàng hóa và thủ kho – quản lý kho.

>>> Phiếu xuất kho thường được lập bằng excel, có thể bạn đọc muốn tìm hiểu thêm hướng dẫn cách in 2 mặt trong excel 2010 để phục vụ công việc của mình.

2. Tổng quan về phiếu nhập kho

2.1. Định nghĩa về phiếu nhập kho

Cũng tương tự với phiếu xuất kho thì phiếu nhập kho cũng là một loại chứng từ kế toán vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp ghi lại những số lượng vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa, sản phẩm nhập kho. Nhưng được dùng để lưu trữ, ghi lại số căn cứ ghi sổ kế toán, thẻ kho, thanh toán hàng hóa và cũng để đối chiếu người chịu trách nhiệm nếu có xảy ra sai sót trong quá trình làm việc.

2.2. Cách viết phiếu nhập kho dúng chuẩn

Cũng tương tự với cách thức viết phiếu xuất kho thì lúc lập phiếu xuất kho thì cũng cần phải ghi rõ đầy đủ và chính xác được ngày, tháng, năm tại thời điểm lập phiếu; cùng với thông tin họ tên người giao công cụ dụng cụ, hàng hóa, vật tư; điền cả số hóa đơn cũng như lệnh nhập kho; ngày tháng năm theo hóa đơn, tên – địa điểm nhập kho.

• Cột A: điền đầy đủ số thứ tự vật tư, sản phẩm, công cụ dụng cụ ( số được ghi trên hóa đơn).

• Cột B: điền các thông tin tên vật tư, hàng hóa, sản phẩm, công cụ dụng cụ ( tên được ghi trên hóa đơn).

• Cột C: ghi mã số đã được ghi ở trên hóa đơn (nếu có).

• Cột 1: điền các số lượng dựa vào hóa đơn hoặc là lệnh nhập.

• Cột 2: Kế toán viên cần theo dõi số lượng hàng hóa, vật tư, sản phẩm nhập thực để ghi lại chính xác vào cột.

Phiếu nhập kho

Về cột phần này thì các bạn cần lưu ý là thông thường thì số lượng cột 1 và cột 2 sẽ khớp nhau nhưng loại trừ một số trường hợp như: thiếu do hàng lỗi, hàng không đạt chất lượng, hoặc là bị hư hỏng do phía người bán và cần trả lại họ; hoặc do người bán giao thừa.

• Cột 3: ghi lại giá nhập kho, phần này cần phải xác định bằn giá mua không bao gồm thuế mà chỉ tính chi phí mua như: bốc dỡ, vận chuyển,.. cho một đơn bị sản phẩm, vật tư, công cụ dụng cụ, hàng hóa.

• Cột 4- thành tiền: giá trị điền vào cột này được tính bằng đơn giá nhân với số lượng thực nhập kho tức là giá trị cột 2 nhân với cột 3 ( tương tự với phiếu xuất kho).

• Dòng cộng: Giá trị của dòng này là cộng lại các giá trị được ghi trên phiếu nhập kho tại các cột như: thành tiên, số lượng và đơn giá.

• Dòng số tiền viết bằng chữ: diễn giải từ số ở cột thành tiền ra thành chữ vào cột này trên phiếu nhập kho.

2.3. Những điều cần lưu ý về phiếu nhập kho

Phiếu nhập kho chỉ cần chia làm 2 liên giống nhau đối với hàng hóa, vật tư mua ngoài hoặc 3 liên giống nhau đối với thành phẩm, vật tư tự sản xuất.

Người trực tiếp lập phiếu phải ghi rõ họ tên và ký lại, người mua hàng mang đến kho để tiến hành nhập hàng hóa, vật tư, dụng cụ, sản phẩm. Sau khi nhập xong thì thủ kho – quản lý kho sẽ ghi lại đúng ngày tháng năm tại thời điểm nhập vào phiếu rồi giữ lại liên 2 ( đối với vật tư, sản phẩm, hàng hóa mua ở ngoài) để thực hiện việc ghi lại vào thẻ kho hoặc phần mềm quản lý kho của doanh nghiệp.

Tiếp tục chuyển đến bộ phận kế toán để ghi sổ kế toán. Còn liên 1 thì sẽ lưu lại nơi lập phiếu và liên 3 sẽ là người mua hàng giữ ( nếu có).

>> Tham khảo ngay: Mẫu CV thư ký trợ lý đang được nhà tuyển dụng đánh giá cao nhất trên timviec365. Xem và lựa chọn cho mình mẫu CV phù hợp ngay bây giờ.

3. Kế toán kho - Việc làm tiếp xúc nhiều với phiếu xuất kho, phiếu nhập kho

Với sự phát triển các doanh nghiệp tham gia hoạt động sản xuất kinh doanh như hiện này thì không khó để có thể thấy được nhu cầu tuyển dụng vị trí việc làm kế toán kho, bởi họ đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp.

Thực tế là có khá là nhiều thông tin tuyển dụng vị trí này trên website timviec365.vn với sự đa dạng, phong phú về lĩnh vực tại 63 tỉnh thành nước ta để các bạn lựa chọn. Những yêu cầu của các nhà tuyển dụng cũng không quá cao như: trình độ chuyên môn tốt nghiệp từ hệ cao đẳng trở lên, am hiểu về các nghiệp vụ kế toán, sử dụng thông thạo máy tính và các phần mềm ứng dụng kế toán. Đặc biệt là phải hiểu biết về những chủng loại, đặc tính cũng như quy cách mẫu mã khác nhau của các vật tư, hàng hóa, sản phẩm để không gặp khó khăn trong quá trình làm việc.

Kế toán kho - việc làm tiếp xúc trực tiếp với phiếu xuất kho

Mô tả công việc cụ thể như sau:

• Khi phát sinh nghiệp vụ thì cần phải lập đầy đủ và kịp thời tại thời điểm phát sinh như: phiếu xuất kho, phiếu nhập kho hàng hóa, vật tư, sản phẩm…

• Hạch toán giá vốn, công nợ, doanh thu của doanh nghiệp theo ngày, tháng, quý theo quy định của công ty.

• Trực tiếp theo dõi công nợ xuất nhập vật tư, hàng hóa và lập biên bản xác minh theo công nợ dựa vào định kỳ.

• Thực hiện công việc tính giá nhập – xuất hàng hóa, vật tư và chuyển cho bộ phận liên quan.

• Tham gia kiểm tra, theo dõi những hóa đơn xuất – nhập khẩu từ nhà sản xuất, người bán để xử lý những trường hợp bị thiếu hụt hoặc sai sót kịp thời.

• Phối hợp với quản lý kho – thủ kho để có thể tiến hành được nhanh chóng các thủ tục liên quan đến phiếu xuất kho, phiếu nhập kho.

• Thường xuyên theo dõi số lượng xuất nhập kho vật tư, hàng hóa, sản phẩm tại tất cả các giai đoạn, các bộ phận trong bộ máy sản xuất để phát hiện kịp thời bổ sung những trường hợp gần hết, thiếu hụt.

• Trực tiếp kiểm kê những số lượng nhập, xuất kho cùng với bộ phận kho nếu giá trị kinh tế của hàng hóa, vật tư cao.

• Có thể sẽ phải tham gia vào các hoạt động kiểm kê định kỳ (đột xuất) để đối chiếu lại với những số liệu trong phiếu xuất – nhập kho của kế toán với quản lý kho.

• Lập báo cáo tồn kho, tỉnh hình xuất – nhập kho.

• Có thể làm một số công việc khác dưới dự phân công của cấp trên.

Dựa vào những thông tin chia sẻ liên quan nhất đến phiếu xuất kho, phiếu nhập kho cùng với việc làm kế toán kho ở trên, hy vọng đã có thể giúp các bạn tự tin hơn về kiến thức của bản thân.

Bạn có thể tải mẫu phiếu xuất kho dưới đây, và tham khảo thêm rất nhiều mẫu khác nữa nhé. 

phieu-xuat-kho.docx